Pro použití v České republice musí být taková listina opatřena vyšším ověřením (superlegalizací) zastupitelského úřadu ČR, který je akreditován pro stát, jehož orgán listinu vystavil.

Výjimka platí pro listiny vystavené orgány státu:

1.    se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu. Seznam těchto smluv lze nalézt na webové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR  www.justice.cz  nebo

2.   který je smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV č. 45/1999 Sb.).

Pro Českou republiku vstoupila tato úmluva v platnost dnem 16. 3. 1999. Příslušné informace lze nalézt na webové stránce www.hcch.net

Superlegalizace zastupitelským úřadem ČR následuje po vyšším ověření listiny příslušnými orgány a ministerstvem zahraničních věcí daného státu. Pokud žadatel (občan ČR) nemá možnost požádat o tato předchozí ověření přímo cizí úřady, může se obrátit na příslušný zastupitelský úřad ČR, který mu poskytne další informace jak má dále postupovat. Seznam jednotlivých zastupitelských úřadů je možno nalézt na webových stránkách www.mzv.cz

Je-li stát, jehož orgán listinu vydal, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961, provádí konečné ověření listiny formou tzv. apostily příslušný orgán tohoto státu. Bližší informace o tom, který orgán je příslušný k vydání apostilní doložky poskytne zastupitelský úřad ČR nebo místní úřady daného státu. Informace lze též najít na webových stránkách www. hcch. net

Referát legalizace odboru konzulárních činností Ministerstva zahraničních věcí České republiky (dále jen referát legalizace MZV) může opatřit cizí doklad vyšším ověřením pouze tehdy, je-li  vydáván nebo jeho pravost ověřena zastupitelským úřadem akreditovaným pro Českou republiku a referát legalizace MZV disponuje podpisovými vzory a vzory otisků úředních razítek nebo pečetí tohoto zastupitelského úřadu. Poté je tento doklad opatřen vyšším ověřením referátu legalizace MZV. Za tento úkon vyměřuje MZV správní poplatek ve výši 600,- Kč, který se vybírá v kolkových známkách (k dostání na každé pobočce České pošty, a.s.).

 

Výjimku zpovinnosti vyššího ověřování listin vydávaných diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky stanoví Evropská úmluva o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky, přijatá Radou Evropy dne 7. 6. 1968 v Londýně, která byla publikována  sdělením MZV č. 287/1998 Sb. a příslušné informace lze nalézt  na webové stránce  http://conventions.coe.int. Tato vyjímka se týká rovněž listin vydaných nebo potvrzených příslušnými cizími zastupitelskými úřady, pokud byla uzavřena bilaterální konzulární úmluva. Seznam těchto bilaterálních úmluv lze najít na webové stránce Ministerstva spravedlnosti www.justice.cz.

Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných českými úřady. Referát legalizace MZV se při ověřování řídí požadavkem žadatele, jenž si sám určuje počet a druh dokladů, na kterých ověření žádá. Ověřování dokladů se provádí v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkání. Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná. V případě většího počtu dokumentů doporučujeme žadatelům se předem telefonicky domluvit s referátem legalizace.

 

Legalizace dokumentů v poštovním styku:

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Žadatel v průvodním dopisu k předmětné listině uvede:

-         stát, ve kterém bude listina použita,

-         svoji přesnou adresu, na kterou má být listina doručena,

-         telefonní číslo, event. e-mailovou  adresu,

-         potřebný počet kolkových známek á 600, - Kč za jedno ověření (cizozemské listiny, které jsou vystaveny nebo jejichž pravost je ověřena příslušným velvyslanectvím cizího státu),

-         listinu s příslušným předchozím ověřením.