Vyšší ověření připojí k listině na žádost občana ústřední orgán státní správy nadřízený orgánu, který listinu vydal (např. ministerstvo spravedlnosti, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo zdravotnictví či ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. městský úřad). Následně připojí své vyšší ověření na listinu referát legalizace konzulárního odboru MZV ČR. Nakonec listinu ověřuje zastupitelský úřad státu, ve kterém bude použita. Ověření na zastupitelském úřadě cizího státu se nazývá superlegalizace. Výjimka z povinnosti superlegalizace platí, pokud listina má být použita ve státě, se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu. Seznam těchto smluv lze nalézt na webové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR.

Je-li stát, kde bude listina použita, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961, provádí MZV konečné ověření listiny formou tzv. apostily, pokud je tato listina vydaná orgány státní správy nebo jinými orgány. U listin vydaných justičními orgány a listin vydaných nebo ověřených notáři provádí konečné ověření Ministerstvo spravedlnosti ČR. Haagská úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin byla publikována sdělením MZV č. 45/1999 Sb. a příslušné informace lze nalézt  na webové stránce www.hcch.net.

K nejčastěji ověřovaným listinám, které jsou legalizovány na referátu legalizace MZV patří:

1.     Matriční doklady (rodný list, úmrtní list, oddací list) a vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství

• originál, duplikát, atd. rodného listu vydaný příslušným matričním úřadem dle místa narození v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
• originál, duplikát, atd. oddacího listu vydaný příslušným matričním úřadem dle místa uzavření sňatku v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
• originál, duplikát, atd. úmrtního listu vydaný příslušným matričním úřadem dle místa úmrtí v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
• vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželstvívydané příslušným úřadem dle místa posledního trvalého bydliště v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle dle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).

Příklad:  rodný list a vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství vydané Městským úřadem v Českém Brodu ověří Krajský úřad Středočeského kraje v Praze, oddací list vystavený Úřadem městské části v Praze 1 ověří Magistrát hlavního města Prahy.

2.     Doklady o studiu – originály studijních dokladů nebo jejich kopie, jejichž pravost je ověřena notářem či obecním úřadem musí být poté ověřeny na Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy ČR, Karmelitská 7, 118 01 Praha 1, tel.: 257 193 111.

3.     Zdravotní doklady - Informace k ověřování dokumentů zdravotní povahy

Legalizační referát Ministerstva zahraničních věcí České republiky upozorňuje na níže uvedený odkaz Ministerstva zdravotnictví České republiky (dále jen MZ) týkající se postupu při ověřování veřejných listin, které byly ověřeny MZ nebo orgány, vůči nimž MZ vystupuje jako nadřízený orgán.

http://www.mzcr.cz/obsah/informace-k-postupu-pri-overovani-verejnych-listin_2781_1.html

Legalizační referát MZV ČR zároveň upozorňuje, že legalizuje pouze veřejné listiny předem ověřené MZ, v souladu s výše uvedenou informací. Dokumenty a zdravotnické doklady vydané různými zdravotními subjekty, které nejsou veřejnými listinami, MZV ČR neověřuje.

4.     Rejstřík trestů – na základě žádosti o výpis z Rejstříku trestů je možné požádat na Rejstříku trestů ČR, Soudní 1, Praha 4, tel.: 244 006 111, o výpis z evidence Rejstříku trestů. Tento elektronický výpis musí obsahovat v levém dolním rohu otisk hranatého razítka v modré barvě. Výpis v této podobě může být následně ověřen na referátu legalizace KO MZV ČR.

5.     Obchodní listiny (faktury, osvědčení o původu zboží atd.) – musí být potvrzeny nebo vidimovány Hospodářskou komorou ČR, Freyova 27, Praha 9, tel.: 266 721 378, 266 721 370.

6.     Listiny vydané finančními orgány – informaci naleznete na webové stránce Ministerstva financí ČR

Pokud je původní listina již pro stát působnosti opatřena potřebnými ověřeními (legalizačními doložkami či apostilní doložkou), lze na žádost ověřit i její úřední překlad vyhotovený soudním znalcem – překladatelem. Registrace překladatele působícího v Praze se ověřuje u Městského soudu, Spálená 2, 112 16 Praha 2 (tel.: +420221931111). Ověření registrace mimopražského soudního překladatele provádí příslušný krajský soud, popřípadě centrálně Krajský soud v Praze, nám. Kinských 5, 157 75 Praha 5 (+420257005111). Následuje vyšší ověření Ministerstvem spravedlnosti a ověření referátem legalizace konzulárního odboru MZV.

Referát legalizace MZV vyměřuje v souladu se zákonem č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, poplatek za vyšší ověření listiny (tzn. za ověření otisků úředních razítek a úředních podpisů) vydané příslušným orgánem ČR ve výši 100,- Kč ve formě kolkové známky (k dostání na každé pobočce České pošty, a.s.). 

Legalizace dokumentů v osobním styku:

Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkáníV případě většího počtu dokumentů doporučujeme žadatelům se předem telefonicky domluvit s referátem legalizace. Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných cizozemskými úřady. Referát legalizace MZV ČR se při ověřování řídí požadavkem žadatele, jenž si sám určuje počet a druh dokladů, na kterých ověření žádá. Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná.

 Legalizace dokumentů v poštovním styku:

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Žadatel v průvodním dopisu k ověření předmětné listiny uvede:

• stát, ve kterém bude listina použita,
• svoji přesnou adresu, na kterou má být listina doručena,
• telefonní číslo, event. e-mailovou  adresu,
• potřebný počet kolkových známek á 100,- Kč za jedno ověření (pro české listiny), á 600,- Kč za jedno ověření(pro cizozemské listiny, které jsou vystaveny nebo jejichž pravost je ověřena příslušným velvyslanectvím státu),
• listinu s příslušným předchozím ověřením.