Při žádosti o zápis úmrtí a vystavení českého úmrtního listu je třeba bezpodmínečně předložit následující dokumenty:

1. zápis o úmrtí (pdf, 41kB);
2. brazilský úmrtní list opatřený apostilou a úředním překladem do jazyka českého;
3. protokol o ohledání v případě, že bylo připojeno potvrzení úřadu cizího státu o tom, že úmrtní list nebyl vydán;
4. doklad o státním občanství ČR zemřelého.

K žádosti je dále nutné předložit následující doklady, jsou-li k dispozici:

• český rodný, resp. oddací list zemřelého;
• doklad o pohřbu nebo zpopelnění;
• lékařská zpráva – list o prohlídce mrtvého, byla-li provedena zdravotní nebo soudní pitva – písemné oznámení lékaře;
• průkaz zdravotní pojišťovny nebo doklad prokazující, u které zdravotní pojišťovny v ČR je zemřelý registrován.

Nelze-li úmrtní list obstarat, lze ve výjimečných případech úmrtní list nahradit lékařskou a policejní zprávou o úmrtí. Státního občana ČR může prohlásit za mrtvého pouze soud ČR. Zápisy do knihy úmrtí zvláštní matriky v Brně se na základě soudního rozhodnutí o prohlášení za mrtvého neuskutečňují.