V případech, kdy je třeba záležitost vyřídit v osobním kontaktu (klasicky většina žádostí), je třeba požádat o termín k osobnímu jednání. V žádosti, zaslané elektronicky, příp. poštou, je bezpodmínečně nutné uvést její důvod (např. zápis narození dítěte, vyřízení nového cestovního pasu, zřízení datové schránky apod.; u žádostí o ověření podpisu nebo kopií dokumentů je třeba uvést jejich počet) a případně další důležité okolnosti. Je žádoucí uvést telefonní číslo pro případ potřeby rychlého kontaktu, např. v případě nutné změny termínu na straně velvyslanectví.

Termíny podávání a vyřizování žádostí jsou pracovní dny dopoledne, protože odpoledne plníme jiné úkoly.

Velvyslanectví v reakci na obdrženou žádost o termín navrhne den a čas, kdy se jí bude moci věnovat. Takový návrh je potřeba potvrdit co nejdříve, protože o termíny je velký zájem a z toho důvodu nemůžeme nabídnuté termíny dlouho blokovat. Pokud není nabídnutý termín potvrzen, je nejpozději po 2 dnech uvolněn pro jiné zájemce.

Velvyslanectví upozorňuje, že žadatelé/žadatelky budou zváni/y po vyhodnocení všech okolností jejich podání, nikoliv pouze podle časového pořadí, ve kterém o osobní jednání požádali. Není reálné očekávat, že bude moci poskytnout termín ze dne na den, a to z důvodu již zmíněného velkého zájmu o ně. Doporučujeme žádat o termín alespoň ve 3-týdenním, minimálně ve 2-týdenním předstihu.

Vyřizovány jsou žádosti výlučně pozvaných osob, jejichž evidenci na každý den vedeme. Žádáme pozvané, aby nepřiváděli další osoby, jejichž přítomnost není pro vyřízení dané žádosti nutná, a to z důvodu relativně malého prostoru a v zájmu zajištění odpovídajícího komfortu pro pozvané osoby při vyřízení jejich podání.

Pro postup s pozvanými osobami platí následující pravidla:

1) žadatel/ka přijde včas a bude činit výlučně podání, kterým odůvodnil/a potřebu osobního jednání a k jehož vyřízení byl/a pozván/a (v případě žádostí o ověření podpisů nebo kopií dokumentů výslovně upozorňujeme, že je třeba předem v mailu uvést, o kolik podpisů nebo kopií se bude jednat, a to z důvodu určení termínů pro následující žadatele. Pokud žadatel/ka jejich počet neuvede, budeme vycházet z toho, že se jedná o jeden podpis nebo kopii, a větší počet nebudeme moci ověřit, neboť se budeme muset věnovat následující/mu žadatelce/li v termínu, který jsme jí/mu slíbili. Žadatel/ka si pak bude muset sjednat nový termín pro ověření zbývajících podpisů);

2) žadatel/ka bude zdravý/á a nebude vykazovat příznaky nakažlivého onemocnění;

3) do prostor konzulárního oddělení budou vpuštěny výlučně pozvané osoby (včetně těch, jejichž přítomnost je v souvislosti s podáním nutná, např. dítě).

Žádost může být přijata, pokud je doložena všemi předepsanými podklady. Doporučujeme proto pozorně a úplně číst veškeré informace, které jsou zasílány.

Velvyslanectví apeluje na žadatele/žadatelky, aby při jednání s konzulárním oddělením postupovali/y racionálně a minimalizovali/y čas, strávený v prostorách zastupitelského úřadu, a to jak ve vlastním zájmu, tak proto, aby bylo konzulární oddělení schopno v určený čas přijmout i další pozvané.

Velvyslanectví se snaží chránit zdraví Vaše i svých pracovníků a zajistit svou funkčnost a racionální postup úředního řízení, aby umožnilo vyřízení podání maximálnímu počtu žadatelů.