Žádost je možno podat v rámci úředních hodin na základě schůzky sjednané prostřednictvím emailu hanoi.consulate@mzv.gov.cz.  Druhopis matričního dokladu se vydává v případě, že daná matriční událost (narození, sňatek, aj.) je již v české matrice zapsána. Zastupitelský úřad žádost postupuje příslušnému matričnímu úřadu v ČR. Vyřízení žádosti trvá přibližně 2-3 měsíce.

K podání žádosti o druhopis matričního dokladu je třeba předložit:

• - vyplněný formulář Dotazník k žádosti o zaslání matričního dokladu z ČR (je třeba vyplnit veškeré požadované údaje, v opačném případě vyřízení potrvá mnohem déle nebo bude zastaveno)
• - poplatek ve výši 300,- Kč se hradí ve vietnamských donzích dle aktuálního kurzu (položka 153).