V příloze e-mailu je nutné zaslat kopii datové stránky cestovního dokladu žadatele a kopii dohody o hostování vystavené vědeckou institucí v ČR. Velvyslanectví ČR v Hanoji  u vědecké instituce v ČR ověří, zda jde o vědecký pobyt. V kladném případě následně žadateli v rámci své volné kapacity přidělí termín k podání žádosti o dlouhodobý pobyt.

Podmínky podání žádosti jsou k dispozici na webové stránce Ministerstva zahraničních věcí ČR či Ministerstva vnitra.

V souladu s § 31 odst. 3 písm. a) zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky, žádá Velvyslanectví České republiky v Hanoji všechny žadatele, kteří budou podávat svou žádost o dlouhodobé vízum na tomto zastupitelském úřadu, aby spolu se žádostí předložili doklad obdobný výpisu z evidence Rejstříku trestů vydaný státem, jehož je žadatel státním občanem, a dále stejný doklad vydaný státy, ve kterých žadatel pobýval v posledních 3 letech nepřetržitě po dobu delší 6 měsíců, nebo čestné prohlášení v případě, že tento stát takový doklad nevydává.