K žádosti je potřeba předložit následující doklady:

1. Žádost o zápis úmrtí;

2. Indonéský úmrtní list opatřený apostilou a ověřeným překladem do českého jazyka;

3. Doklad o státním občanství ČR zemřelého;

4. Rodný a případně také oddací list zemřelého;

5. Doklad o pohřbu nebo zpopelnění;

6. Lékařská zpráva – list o prohlídce mrtvého, byla-li provedena zdravotní nebo soudní pitva – písemné oznámení lékaře;

7. Průkaz zdravotní pojišťovny nebo doklad prokazující, u které zdravotní pojišťovny v ČR je zemřelý registrován.

Předložení úmrtního listu nelze prominout. Nelze-li úmrtní list obstarat, lze ve výjimečných případech úmrtní list nahradit lékařskou a policejní zprávou o úmrtí. Státního občana ČR může prohlásit za mrtvého pouze soud ČR. Zápisy do knihy úmrtí zvláštní matriky v Brně se na základě soudního rozhodnutí o prohlášení za mrtvého neuskutečňují.

Všechny formuláře je potřeba vyplnit úplně a čitelně. Indonéské doklady musejí být opatřené apostilou a ověřeným překladem do českého jazyka.