Ministerstvo zahraničních věcí ČR

česky   english  

rozšířené vyhledávání

Přejít na menu

Upozornění na článek Tisknout Zmenšit písmo Zvětšit písmo

Postup při ověřování listin vydaných nebo ověřených orgánem ČR pro jejich použití v cizině

 

Má-li být v cizině uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán ČR, nebo která byla před ním podepsána (dále jen „listina“), je ve většině států třeba, aby tato listina byla opatřena vyšším ověřením příslušného orgánu státní správy ČR a následně superlegalizována zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita. Výjimky z povinnosti superlegalizace vyplývají z mezinárodních smluv.

Vyšší ověření připojí k listině na žádost občana ústřední orgán státní správy nadřízený orgánu, který listinu vydal (např. ministerstvo spravedlnosti, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo zdravotnictví či ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. městský úřad). Následně připojí své vyšší ověření na listinu oddělení legalizace konzulárního odboru MZV ČR (dále jen „oddělení legalizace“). Nakonec listinu ověřuje zastupitelský úřad státu, ve kterém bude použita. Ověření na zastupitelském úřadě cizího státu se nazývá superlegalizace. Výjimka z povinnosti superlegalizace platí, pokud listina má být použita ve státě, se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu. Seznam těchto smluv lze nalézt na webové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR.

Je-li stát, kde bude listina použita, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961, provádí MZV konečné ověření listiny formou tzv. apostily, pokud je tato listina vydaná orgány státní správy nebo jinými orgány. U listin vydaných justičními orgány a listin vydaných nebo ověřených notáři provádí konečné ověření Ministerstvo spravedlnosti ČR. Haagská úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin byla publikována sdělením MZV č. 45/1999 Sb. a příslušné informace lze nalézt  na webové stránce Haagské úmluvy .

K nejčastěji ověřovaným listinám, které jsou legalizovány oddělením legalizace, patří:

1.     Matriční doklady (rodný list, úmrtní list, oddací list) a vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství

  • originál, duplikát, atd. rodného listu vydaný příslušným matričním úřadem dle místa narození v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je vymezen vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
  • originál, duplikát, atd. oddacího listu vydaný příslušným matričním úřadem dle místa uzavření sňatku v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je vymezen vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
  • originál, duplikát, atd. úmrtního listu vydaný příslušným matričním úřadem dle místa úmrtí v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je vymezen vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
  • vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství vydané příslušným úřadem dle místa posledního trvalého bydliště v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb. (vzory matričních tiskopisů lze nalézt v příloze č. 2 k této vyhlášce) musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle dle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je vymezen vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).

Příklad:  rodný list a vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství vydané Městským úřadem v Českém Brodu ověří Krajský úřad Středočeského kraje v Praze, oddací list vystavený Úřadem městské části v Praze 1 ověří Magistrát hlavního města Prahy.

  • křestní listy – Ministerstvo kultury vydá výpis z Rejstříku registrovaných církví či Rejstříku evidovaných právnických osob. Postup na webových stránkách Ministerstva kultury ČR  . Tento doklad s křestním listem  MZV ověří.

2.     Doklady o studiu 

a) Doklady o vysokoškolském vzdělání - Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy provádí dle ustanovení § 87 odst. 1 písm. z) zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů, (a Ministerstvo obrany v oblasti vojenství a Ministerstvo vnitra v oblsasti bezpečnostních služeb podle § 95 odst. 9 zákona o vysokých školách) vyšší ověření (legalizaci) pouze vysokoškolských diplomů a dodatků k vysokoškolským diplomům vydaným vysokými školami v České republice. Žádné jiné dokumenty z vysokých škol, vedle dvou výše uvedených typů, není tedy možné legalizovat. Podrobné informace týkající se legalizace dokladů o vysokoškolském vzdělání jsou k dispozici na webových stránkách Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR

b) Doklady o základním, středním nebo vyšším odborném vzdělání vydané školami zapsanými v rejstříku škol a školských zařízení v České republice ověřuje (legalizuje) za účelem jejich použití v zahraničí Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy na adrese Karmelitská 529/5, Praha 1. Podrobnější informace jsou k dispozici na webové stránce ministerstva

3.     Zdravotní doklady – Informace k ověřování dokumentů zdravotní povahy

Oddělení legalizace upozorňuje na odkaz Ministerstva zdravotnictví České republiky (dále jen MZ) týkající se postupu při ověřování veřejných listin, které byly ověřeny MZ nebo orgány, vůči nimž MZ vystupuje jako nadřízený orgán.

Oddělení legalizace zároveň upozorňuje, že legalizuje pouze veřejné listiny předem ověřené MZ, v souladu s výše uvedenou informací. Dokumenty a zdravotnické doklady vydané různými zdravotními subjekty, které nejsou veřejnými listinami, MZV neověřuje.

4.     Rejstřík trestů – na základě žádosti o výpis z Rejstříku trestů je možné požádat na Rejstříku trestů ČR, Soudní 1, Praha 4, tel.: 244 006 111, o výpis z evidence Rejstříku trestů. Tento elektronický výpis musí obsahovat v levém dolním rohu otisk hranatého razítka v modré barvě. Výpis v této podobě může být následně ověřen oddělením legalizace.

5.     Obchodní listiny (faktury, osvědčení o původu zboží atd.). Ověřujeme české obchodní dokumenty pro jejich použití v cizině po předchozí vidimaci Hospodářskou komorou ČR (Florentinum, recepce A, Na Florenci 2116/15, 110 00 Praha 1, tel.: +420 266 721 300).Českým obchodním dokumentem se rozumí listina sloužící k obchodním účelům, vystavená českým subjektem. Listiny mající povahu plné moci nebo smlouvy musí být ověřeny standardním postupem, kde prvním krokem je legalizace podpisu zmocnitele nebo zástupců smluvních stran.

Cizozemské obchodní dokumenty se pro použití v ČR ověřují obdobně, jak je popsáno zde:

https://www.mzv.cz/jnp/cz/cestujeme/overovani_listin/postup_pri_overovani_cizozemskych_listin.html 

 Cizozemské obchodní listiny, které budou použity v třetích zemích, je třeba ověřovat v relaci dohod zemí, kde vznikly a zemí, kde budou použity. Úřady ČR v tomto směru nemohou fungovat jako zprostředkovatelé vyššího ověření.

6.     Listiny vydané Finanční správou ČR (finančními úřady) – informace naleznete na webové stránce Finanční správy ČR.

Pokud je původní listina již pro stát působnosti opatřena potřebnými ověřeními (legalizačními doložkami či apostilní doložkou), lze na žádost ověřit i její úřední překlad vyhotovený soudním znalcem – překladatelem. Registrace překladatele působícího v Praze se ověřuje u Městského soudu, Spálená 2, 112 16 Praha 2 (tel.: +420221931111). Ověření registrace mimopražského soudního překladatele provádí příslušný krajský soud, popřípadě centrálně Krajský soud v Praze, nám. Kinských 5, 157 75 Praha 5 (+420257005111). Následuje vyšší ověření Ministerstvem spravedlnosti a ověření oddělením legalizace.

Oddělení legalizace vyměřuje v souladu se zákonem č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, poplatek za vyšší ověření listiny (tzn. za ověření otisků úředních razítek a úředních podpisů) vydané příslušným orgánem ČR ve výši 100,- Kč ve formě kolkové známky (k dostání na každé pobočce České pošty, a.s.)

Legalizace dokumentů v osobním styku:

Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkání.V případě většího počtu dokumentů doporučujeme žadatelům se předem telefonicky domluvit s pracovníky oddělení legalizace. Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných cizozemskými úřady. Oddělení legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti oddělení (obvykle do 5-ti ověření). Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná.

 Legalizace dokumentů v poštovním styku:

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Žadatel zašle  listinu s příslušným předchozím ověřením a průvodní dopis k ověření předmětné listiny, v němž uvede:

  • stát, ve kterém bude listina použita,
  • svoji přesnou adresu, na kterou má být listina doručena,
  • telefonní číslo, event. e-mailovou  adresu.
  • přiloží (nevylepuje) potřebný počet kolkových známek: 100,- Kč za ověření jednoho dokumentu (pro české listiny).
.