Potvrzujeme tímto přijetí Vaší žádosti o poskytnutí informací podané podle zákona 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, a doručené na Ministerstvo zahraničních věcí ČR (dále jen MZV) dne 30. 5. 2019, kterou požadujete poskytnutí následující informace: „zakoupil jsme vozidlo které bylo pod správou MZV. Jedná se o Mercedes-Benz r.v. 1964, vč. 052799, techn. prukaz: Serie AB, číslo 881544. Do MZV v ČSSR bylo dovezono 19.7.1968, SPZ ABC-85-68. Dalo by se dohledat, nebo kde bych mohl zjistit kdo s vozidlem jezdil, resp. ve které ambasáde jezdilo?“

MZV jakožto povinný subjekt Vaši žádost posoudilo a rozhodlo o poskytnutí informací.

Písemnosti dokumentující autoprovoz MZV jsou natolik průběžné a proměnné povahy, že nejsou archivem MZV vybírány za archiválie a trvale ukládány. Ve spisovém a ukládacím plánu MZV je to v souladu s archivní legislativou (zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) reflektováno přidělením skartačního znaku S/5, což znamená, že tyto písemnosti se po uplynutí lhůty 5 let od uzavření spisu fyzicky likvidují. Hospodaření zastupitelských úřadů je dokumentováno dlouhodobě pouze uchováváním výročních zpráv o plnění rozpočtu zastupitelských úřadů (tzv. komplexní rozbor hospodaření), které se o automobilech používaných ambasádami stručně zmiňují, ovšem všímají si jen celkových nákladů a eventuálně, například pokud bylo řešeno poškození vozu, uvádějí pouze typ (ve smyslu "BMW pana velvyslance") a nikoliv číslem označený stroj nebo SPZ. Bližší identifikace konkrétního auta používaného v letech 1964-1968 je tedy s ohledem na dochované archiválie nemožná.