MZV využívá spisovou službu implementovanou v homogenním prostředí platformy IBM Lotus Notes. Toto prostředí zahrnuje jak ústředí MZV, tak všechny zastupitelské úřady ve světě propojené do privátní celosvětové sítě WAN. Systém elektronické spisové služby MZV tvoří soubor vzájemně provázaných databází Lotus Notes. V současnosti je rozdílný systém spisové služby v ústředí MZV a na zastupitelských úřadech. Oba systémy jsou vyvinuty na zakázku podle potřeb MZV.

Dodavatelem systému spisové služby v ústředí je firma VUMS Legend, spol. s r.o., dodavatelem systému spisové služby pro zastupitelské úřady je firma Saguaro s.r.o.