Je v osobním zájmu občanů České republiky oznámit matriční událost (sňatek, úmrtí, narození), ke které došlo v zahraničí a učinit zápis do zvláštní matriky Brno neprodleně poté, co k matriční události dojde.

Zápis do ZM se provádí na základě žádosti českých občanů a lze jej učinit prostřednictvím zastupitelského úřadu ČR v zahraničí, případně v ČR u matričního úřadu podle posledního trvalého bydliště v ČR. Z důvodu nutnosti ověření podpisu žadatele se žádost podává osobně.

Za provedení zápisu o matriční události v cizině, které je předpokladem vydání prvního českého rodného nebo oddacího listu, se vybírají správní poplatky ve výši stanovené zákonem č.634/2004 Sb. o správních poplatcích (zápis o úmrtí je od poplatku osvobozen).

Podobně se vybírá správní poplatek dle uvedeného zákona za vystavení duplikátů matričních dokladů.