Chce-li být český občan zapsán do zvláštního seznamu voličů, vedeného  zastupitelským úřadem České republiky v zahraničí, je potřeba, aby podal písemnou žádost o zápis do tzv. zvláštního seznamu voličů při zastupitelském úřadě doloženou originálem, popř. úředně ověřenou kopií, platných dokladů, potvrzujících jeho totožnost, jeho státní občanství ČR a bydliště v územním obvodu, který tvoří zvláštní volební okrsek zastupitelského úřadu, do jehož zvláštního seznamu voličů chce být žadatel zapsán (v případě Generálního konzulátu ČR v Sao Paulu musí mít žadatel bydliště ve státech São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul a Espírito Santo). Žadatel prokazuje svou totožnost platným občanským průkazem nebo jiným platným cestovním dokladem, a to i cizozemským. Státní občanství České republiky se prokazuje platným občanským průkazem ČR nebo platným cestovním, diplomatickým či služebním pasem ČR, platným cestovním průkazem ČR, osvědčením o státním občanství ČR, ne starším 1 roku, nebo listinou o nabytí nebo udělení státního občanství ČR, ne starší 1 roku.

Žádost o zápis do zvláštního seznamu voličů je možno podat osobně, v tom případě ji stačí doložit originály výše uvedených, zákonem požadovaných, dokladů, anebo poštou (nikoliv mailem). Žádost lze podat kdykoliv, chce-li se však volič zúčastnit konkrétních voleb, musí být zaslána nebo předána osobně zastupitelskému úřadu nejpozději 40. den před prvním dnem voleb. Zápisem žadatele do zvláštního seznamu voličů, vedeného zastupitelským úřadem ČR v zahraničí, dojde k jeho vyškrtnutí ze stálého seznamu voličů, vedeného na území ČR.

K tomu, aby byl volič opětovně zapsán do stálého seznamu voličů vedeného na území České republiky, musí písemně požádat o vyškrtnutí ze zvláštního seznamu voličů, vedeného zastupitelským úřadem ČR v zahraničí, a předložit obecnímu úřadu, v jehož územním obvodu má místo trvalého pobytu, potvrzení zastupitelského úřadu o jeho vyškrtnutí z jím vedeného zvláštního seznamu voličů.

Totéž platí, stěhuje-li se volič z jedné cizí země do druhé; je-li zapsán do  zvláštního seznamu voličů, vedeného  zastupitelským úřadem České republiky ve státě, z něhož se stěhuje, a chce-li být zapsán do zvláštního seznamu voličů, vedeného  zastupitelským úřadem České republiky ve státě, do něhož se stěhuje, je třeba, aby před přestěhováním písemně požádal o vyškrtnutí ze zvláštního seznamu voličů, vedeného zastupitelským úřadem ČR v zahraničí, v němž je aktuálně zapsán, protože bez potvrzení o vyškrtnutí, jež následně obdrží, ho nemůže jiný zastupitelský úřad do svého zvláštního seznamu voličů zapsat. Žádný volič nemůže být zapsán současně ve dvou seznamech.

Formulář žádosti o zapsání do zvláštního seznamu voličů.