A apostila da Haia é um "adesivo" que se coloca na parte traseira do seu documento e que confirma a validade do mesmo no exterior. A apostila poderá obter em praticamente qualquer cartório (a lista de cartórios autorizados) em todo teritório brasileiro mediante apresentação dos respectivos documentos e o pagamento de uma taxa.

Os documentos oficiais brasileiros devem ser apresentados no seu original ou segunda via. Se for apresentada uma cópia autenticada, não é possível garantir a sua aceitação pelos órgãos tchecos. Caso decidir apresentar uma cópia autenticada, é preciso primeiro apostilar o documento original e só depois tirar uma cópia, que também deverá ser apostilada. Por isso recomendamos usar a segunda via do documento original, se possível.

Depois de obter a apostila, todos os documentos precisam de uma tradução autenticada para a língua tcheca. A apostila também precisa ser traduzida. As traduções feitas por um tradutor não-juramentado da República Tcheca exigem uma autenticação do Consulado. A autenticação é feita no documento original e normalmente é feita quando o solicitante chega ao Consulado para fazer o seu pedido ou trâmite. O processo está sujeito a uma taxa de acordo com a tabela de preços atual.

Neste momento há uma escassez de tradutores e intérpretes públicos de tcheco no Brasil mas o consulado permanece realizando a autenticação jurídica de traduções dos documentos brasileiros a serem utilizados na Tchéquia normalmente.