K žádosti o vystavení českého úmrtního listu se předkládají níže uvedené doklady, které jsou předkládány v originále nebo úředně ověřené fotokopii (pořízené v České republice anebo zastupitelským úřadem České republiky):

1. Formulář žádost o zápis  úmrtí;
2. Originál úmrtní list Kanady ve formátu nejlépe úplného matričního výpisu (tzv. Long-form, nebo také Certified copy of death registration, lze případně přijmout také Death Certificate). K této žádosti nelze použít doklad vydávaný pohřebními ústavy, tzv. Proof of Death,
   • Originál úmrtního listu musí být opatřen tzv. Vyšším ověřením, které obdržíte od federálního Ministerstva zahraničních věcí Kanady (Global Affairs Canada). Tento úřad ověřuje originální matriční doklady vydané ve všech provinciích a teritoriích Kanady (tzv. Authentication). V případě úmrtí v provincii Ontario můžete vyšší ověření získat na úřadě provinční vlády Official Document Services v Torontu (tzv. Certificate of Authentication), v případě Alberty na provinčním úřadě Deputy Provincial Secretary’s Office v Edmontonu;
   • Úmrtní list s tímto vyšším ověřením předložíte spolu s profesionálním překladem do českého jazyka. Více informací o překladech dokladů naleznete zde;
3. doklad o státním občanství ČR zemřelého – cestovní pas, občanský průkaz příp. Osvědčení o statním občanství České republiky pokrývající datum úmrtí. Pokud tímto dokladem nedisponujte, bude nutné podat žádost o vydání osvědčení o státním občanství České republiky k datu úmrtí. Více informací o osvědčení zde;
4. rodný list zemřelého pokud byl svobodný;
5. oddací list zemřelého pokud byl ženatý;
6. pravomocný rozsudek soudu o rozvodu manželství byl-li zemřelý rozvedený;
7. Formulář Osobni údaje – zde uvádíte kontaktní informace žadatele o zápis úmrtí;
8. platný doklad totožnosti osoby, která o zápis úmrtí žádá;
9. doklad prokazující příbuzenský vztah k zemřelému, pokud tak nevyplývá z výše uvedených dokladů.