I v Kanadě platí, že osobní kontakt je dlouhodobě potřebný a jen obtížně zastupitelný pro budování důvěry. Nicméně, obchodní vztah se dá jak udržovat, tak začít budovat také na dálku. Kanada má svá nepsaná pravidla a kulturní zvyky, se kterými je třeba při komunikaci na dálku počítat a připravit se na ně. 

Jak na to, pokud budete hledat nové partnery? Na jednu stranu je Kanada informačně poměrně rozvinutá společnost, na stranu druhou, v ČR běžné věci typu obchodní rejstřík nedosahují v Kanadě zdaleka takových kvalit a obsahu. Většina společností má základní informace dostupné online, pro jejich vyhledávání je možné využít běžné nástroje typu webových stránek veletrhů, oborových asociací, hospodářských komor, případně různých businessových databází. Další doporučení naleznete zde. 

Jaké jsou vhodné komunikační nástroje? V Kanadě je vyspělá telekomunikační síť a prakticky všude vysokorychlostní internet, takže se spojením samotným není problém. Co se týče emailu, jeho použitelnost na první kontakt je relativně omezená. Kanaďané mnohem méně než Evropané reagují na oslovení emailem a pokud nemáte konkrétní kontakt, tak je pravděpodobnost reakce nízká (to platí především v soukromé sféře, ve státní správě a samosprávě je situace odlišná). Mnohem více se používají telefonické hovory a na rozdíl od ČR je zcela běžným nástrojem zanechání vzkazu v hlasové schránce. S tím je spojeno i to, že pokud Kanaďan nechá vzkaz v hlasové schránce, bude čekat, že se ozvete. Pokud jde o nabídku aplikací, v Evropě rozšířený Whatsapp stále používá jen malá část Kanaďanů (a to spíše na východě), pro komunikaci je možné využít stále populárnější Zoom či alternativně Skype, případně je použitelný i FaceTime, byť spíše pro již známé kontakty. 

Jaký je nejlepší postup u prvního kontaktu? Pravidla pro email i telefonický kontakt jsou jednoduchá, na úvod je dobré být výstižný a stručný a navrhnout follow-up pro další jednání v případě zájmu druhé strany. S úvodním oslovením Vám také mohou pomoci zastupitelské úřady ČR v Kanadě či kancelář agentury CzechTrade. 

Jak probíhá jednání? Víceméně podobná pravidla jako pro osobní jednání platí i pro jednání na dálku. Jednání jsou lehce formálnější než například ve Spojených státech (byť stále mnohem méně formální, než v ČR). Používá se oslovování křestním jménem, s výjimkou Québecu, kde je běžné francouzské vykání „vous“, spolu s neformálním pozdravem „Hi“ či „Hello“. V hovoru nezmiňujte, že máte o Kanadě podobné představy jako o Spojených státech – mohlo by to být vnímáno jako urážlivé. Pozor, ke Québecu je třeba přistupovat v první řadě jako ke Québecu, a ne jako ke Kanadě. Provinční identita je obecně velmi silná a ve frankofonní Kanadě to platí dvojnásob, včetně ocenění komunikace ve francouzštině, v případě psaných materiálů je to téměř nezbytnost. 

Na začátku telefonické konverzace je běžný kratší small talk, doporučujeme například cestovatelská témata vztahující se k Praze či Evropě a věci typické pro ČR – kultura, hokej, jídlo. Je rozhodně lepší se na začátku vyhnout vtipům (zvláště typickému českému sarkastickému humoru), neboť Kanaďané mají poměrně silný smysl pro politickou korektnost. Cení si Kanady, respektu k druhým, tolerance, nemají rádi výhrady vůči své vlastní vládě (alespoň navenek). Pokud byste se účastnili konferenčního hovoru, je třeba se vyvarovat poznámek mezi českými účastníky v češtině – to může být vnímáno jako velmi nezdvořilé. V Kanadě je také poměrně běžné používat, zvláště v úvodním rozhovoru, fráze a obraty, které relativizují budoucí závazky a nevytvářejí dojem toho, že po možném budoucím partnerovi chcete okamžitou aktivitu a podepsání smlouvy. Pokud začnete hovor s vymezením Vašich očekávání a požadavků po druhé straně, bude těžké Kanaďany přesvědčit. Není nutné zbytečně tajit, čeho chcete dosáhnout, jde spíše o vhodný způsob podání. Vztah je třeba rozvíjet po krocích, na druhou stranu tyto kroky mohou následovat poměrně rychle po sobě, pokud s partnerem najdete společnou řeč. 

Pokud jde o emaily, v Kanadě se dodržují běžné zásady emailové etikety. Email je obsahově, stručný a věcný, jasně zamířený k cíli, a bez emotikonů. Je běžné oslovovat partnery přes email křestním jménem, na rozdíl od Spojených států se spíše nehodí používat oslovení „Dear“, které je vnímáno jako soukromé intimnější oslovení. Podobně „Sir“ nebo „Madam“ je vnímáno spíše jako archaické. Kanada v komunikaci kombinuje nízkou míru formálnosti s vysokou mírou zdvořilosti. 

V případě prezentací Kanaďané očekávají, že budete skvěle věcně připraveni, včetně odpovědí na otázky – je lepší se vyhnout vyhýbavým odpovědím. Prezentaci běžně předchází krátké představení všech účastníků, včetně důvodu účasti a cílů. Samotná prezentace by vždy měla být krátká a jasná, Kanaďané ocení čísla a fakta, byť mají jistou slabost pro sílu marketingu, podobně jako ve Spojených státech. Přehánění nebo zveličování schopností společnosti nebo kvality produktu dříve či později narazí, takže je lepší se mu vyhnout. V případě zájmu většinou rychle následují otázky. 

V případě předem domluvené konference či telefonátu buďte dochvilní – přesnost je ceněná vlastnost, čekání nad 10 – 15 minut je výjimečné. Nejlepší časy k zorganizování telefonátu jsou úterý – čtvrtek, ideálně mezi desátou a třetí, což vzhledem k časovému posunu možnosti redukuje na zhruba dvě až tři hodiny denně. Po navázání kontaktu je samozřejmě již možné domlouvat se na jiných možnostech. Stejně tak platí, že pokud je schůzka domluvená v délce trvání jedné hodiny, je tento limit většinou dodržen. Kromě dochvilnosti je třeba myslet na to, že Kanaďané ocení rychlou odpověď na své dotazy a zprávy, ideálně do 24 hodin. 

Další možností, jak si usnadnit komunikaci na dálku, je najít si prostředníka či partnera v rámci české či slovenské komunity v Kanadě, která je poměrně velká. Stejně tak je možné využít již zmíněné podpory českých zastupitelských úřadů či agentury CzechTrade, jak při vyhledání partnerů, tak při získávání dalších potřebných informací. 

 

Kontakty jsou následující: 

Velvyslanectví ČR v Ottawě – Jan Kubačka, jan_kubacka@mzv.cz

Generální konzulát ČR v Torontu – David Müller, david_muller@mzv.cz

Zahraniční kancelář agentury CzechTrade v Calgary – Jaroslav Jelínek, jaroslav.jelinek@czechtrade.cz 

 

David Müller, ekonomický diplomat, Generální konzulát ČR v Torontu