Jeżeli osoba posiadająca DataBox chciałaby, aby skrzynkę danych obsługiwała za niego inna osoba, istnieje możliwość dodania do skrzynki tzw. „osoby określonej” ("pověřená osoba"), która będzie posiadała swój własny login i hasło.

Zasadniczo nie zaleca się, aby posiadacz skrzynki przekazywał swoje dane dostępowe innej osobie. W ewidencji systemu ISDS wszelkie działania podjęte przez taką osobę byłyby wtedy odnotowywane jako działania posiadacza. W związku z tym zaleca się, aby osoba która posiada skrzynkę danych, dodała do niej osobę określoną, która będzie posiadać własne uprawnienia do obsługi konta.

Oprócz osoby określonej możliwe jest również wyznaczenie Administratora, czyli osoby fizycznej, która nabywa prawo do ustanowienia innych osób określonych i nadawania im zakresu uprawnień dostępu do DataBox.

Można to zrobić bezpośrednio w środowisku skrzynki danych, gdy właściciel skrzynki danych sam doda osobę określoną lub administratora lub właściciel stawi się w punkcie pracy Czech POINT i złoży wniosek o dodanie osoby określonej lub administratora do skrzynki danych.

Przy składaniu wniosku wnioskodawca musi przedstawić dowód tożsamości.

Agendy Data Box nie podlegają opłatom administracyjnym.