Ministerstwo Spraw Wewnętrznych RCZ tworzy również skrzynki danych dla osób fizycznych i prawnych zarejestrowanych za granicą. Ze względu na to, że podmioty zagraniczne nie posiadają czeskiego numeru identyfikacyjnego organizacji (IČ lub IČO), nie ma możliwości załatwienia wniosków bezpośrednio w punkcie kontaktowym administracji publicznej (Czech POINT). Na przykład mogą to być również zagraniczne uczelnie, które muszą komunikować się z czeskimi władzami za pośrednictwem skrzynki danych.

Zaleca się, aby wnioskodawcy przesłali swoje wnioski bezpośrednio do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i postępowali zgodnie z instrukcjami zawartymi w linku

https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/66.html

Warunki złożenia wniosku o założenie skrzynki dla podmiotu zagranicznego:

a) Wniosek i wszystkie załączone dokumenty należy złożyć w języku czeskim. Jeżeli przedstawiane są oryginalne dokumenty sporządzone w języku obcym, zawsze należy dołączyć urzędowo poświadczone tłumaczenie na język czeski. Dokumenty można również złożyć w urzędowo poświadczonej kopii, w przypadku dokumentów w języku obcym konieczne jest tłumaczenie takiej kopii włącznie z adnotacją tłumacza (pieczątką). Dokumenty pozostają w aktach MSW jako podstawa do założenia skrzynki danych, nie są zwracane wnioskodawcy.

b) Do wniosku należy dołączyć urzędowo zweryfikowany podpis osoby fizycznej, która jest upoważniona do działania w imieniu osoby fizycznej lub prawnej prowadzącej działalność gospodarczą lub urzędowo zweryfikowany przez władze Republiki Czeskiej. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą osobą upoważnioną jest wyłącznie dana osoba fizyczna posiadająca zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej. W przypadku osoby prawnej jest to organ statutowy spółki lub członek organu statutowego. Dopuszczalne jest reprezentowanie osoby upoważnionej na podstawie jej pełnomocnistwa.

W związku z powyższym zwracamy uwagę na fakt, że Ambasada Republiki Czeskiej w Warszawie, zgodnie z art. 33 Rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych nr 83/1973 Dz.U., w sprawie Konwencji Konsularnej między Republiką Czechosłowackiej i Rzeczpospolitą Polską jest upoważniona do weryfikowania podpisów wyłącznie obywateli Republiki Czeskiej. Akceptowana jeż również weryfikacja podpisu przez polskiego notariusza, ale adnotacja weryfikacyjna (pieczątka tłumacz) musi być także oficjalnie przetłumaczona na język czeski.

c) Do wniosku należy dołączyć oryginał lub urzędowo poświadczoną kopię wyciągu z właściwego rejestru, w którym rejestrowane są podmioty gospodarcze w kraju rejestracji, tj. odpowiednik czeskiego zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej lub wyciąg z rejestru handlowego. Jeżeli z oświadczenia nie wynika jednoznacznie, że wnioskodawca jest uprawniony do działania w imieniu podmiotu, należy to należycie udokumentować.

d) Przy składaniu wniosku istnieje możliwość wnioskowania o dodanie administratora oraz innych osób (osoba określona), które będą upoważnione do dostępu do "Datové schránky" (Data Box / Skrzynki danych).

e) Dane dostępowe nie są doręczane do Polski do rąk własnych, w tym celu konieczne jest podanie innego czeskiego adresu kontaktowego, pod którym osoba upoważniona może osobiście odebrać przesyłkę z danymi dostępowymi.

Agendy Data Box nie podlegają opłatom administracyjnym.